DDIV Die Stimme
13.10.2016 - News

"Unser Ziel ist das komplett papierlose Büro"

In unserem Interview berichtet der Geschäftsführer des diesjährigen „Immobilienverwalter des Jahres“, Frank Hillemeier von der ImmoConcept Gruppe, wie sich der Sieg bereits in der täglichen Verwaltungsarbeit seines Unternehmens widerspiegelt und welche Konzepte den Erfolg auch zukünftig sichern sollen. Der Immobilienverwalterbranche attestiert er in Sachen „Digitalisierung“ derzeit aber noch großen Nachholbedarf.

Herr Hillemeier, haben Sie in Ihren Büroräumen einen Platz für den Pokal gefunden?

Noch nicht bzw. noch keinen festen. Zurzeit ist es noch ein „Wanderpokal”. Alle ImmoConcept-Standorte möchten den Pokal mal sehen und in Händen halten. Unsere Mitarbeiter sind sehr stolz auf unseren gemeinsamen Pokal. Daher wird er in den nächsten Wochen und Monaten erst mal von Ort zur Ort „wandern”. Danach wird er einen Ehrenplatz in unserer Firmenzentrale bekommen.

Welche Reaktionen haben Sie seitens Ihrer Kunden auf den Sieg bei der diesjährigen Ausschreibung erhalten? Konnten Sie bereits steigende Kundenanfragen verzeichnen?

Die Resonanz war enorm. Kunden, Handwerker oder Dienstleister die zu uns kommen, sind alleine vom Anblick des imposanten Pokals begeistert. Wir hatten auch vorher bereits ein gutes Feedback, aber Verwalter des Jahres, damit hatte keiner gerechnet. Ein großer Projektentwickler aus Köln sagte nur: „Ich hätte Sie auch gewählt!”. Ich glaube das sagt alles. Für die Messung von steigenden Kundenanfragen ist es noch zu früh. Da müssen wir die nächsten Monate mal abwarten – ich bin aber guter Dinge, da der für uns arbeitende Journalist sehr fleißig an den Pressemitteilungen arbeitet.

Sie haben sich in Ihrer Bewerbung als „Querdenker auf dem Weg zur Immobilienverwaltung 4.0” bezeichnet und technische Lösungen, z. B. virtuelle Objektakten, implementiert. Welche Abläufe und Prozesse konnten Sie damit straffen oder optimieren?

Durch die technische Virtualisierung erreichen wir die maximal mögliche Flexibilität unserer Mitarbeiter. Unsere Buchhalter, Objektbetreuer oder Techniker sind nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Somit können die Mitarbeiter standort- und firmenübergreifend Objekte betreuen. Freie Kapazitäten können im Sinne der Kundenzufriedenheit besser genutzt und auch Engpässe, z. B. kurzfristige größere Objektübernahmen, ohne Stress abgefedert werden. Die verschiedenen Standorte und Firmen – die normal autark sind – sind so in der Lage, sich gegenseitig zu unterstützen.

Mit diesem umfassenden Konzept sind Sie durchaus ein Vorreiter der Branche. Wie sehen Sie die Immobilienverwaltungsbranche generell für das Projekt „Digitalisierung” aufgestellt?

Die Verwaltungsbranche insgesamt erscheint mir noch ein wenig „verstaubt”. Sicherlich gibt es viele Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung schon gut aufgestellt sind, aber aus meiner Erfahrung haben in diesem Punkt auch viele noch einen weiten Weg vor sich. Wenn ich von Digitalisierung spreche, meine ich hier auch nicht nur das Scannen von Dokumenten oder Dokumente den Kunden online zur Verfügung zu stellen. Meine Vorstellung von Digitalisierung geht viel weiter. Es geht um gesamte digitale Arbeitsabläufe, die Abschaffung vom „Bruch der Medien”, standortunabhängiges Arbeiten – und ich meine nicht nur einfache Mails beantworten.

Das Ziel muss sein, von jedem Ort – zu jeder Zeit komplett arbeiten zu können – d. h. Vorgänge auch abschließend an diesem Ort online zu beenden – nicht nur für den nächsten Tag im Büro vorzubereiten. Eine Aufgabe vom Posteingang über die digitale Unterschrift bis hin zum digitalen Briefdruck per Druckservice abzuschließen. Aber wie schon gesagt, es gibt z. B. immer noch Verwalter ohne Mailadresse – nur mit Fax. Von daher ist meine Vision für viele noch ein weiter Weg.

Neben den technischen Lösungen setzen Sie besonders auf persönliche und emotionale Hilfsmittel zur Verbesserung der Work-Life-Balance der Mitarbeiter. Wie wirken sich diese Maßnahmen auf die Stimmung im Unternehmen und auf die Produktivität aus?  

Wir können feststellen, dass die Anzahl der einzelnen Krankheitstage rapide zurückgegangen ist. Das „Wir-Gefühl” hat pro Standort stark zugenommen. Ganz aktuell merken wir dies gerade wieder unter anderem beim Thema der Weihnachtsfeierplanung: tolle Ideen sind hier seitens der Mitarbeiter in der gemeinsamen Überlegung und Umsetzung. Genauso hat sich bei der Übernahme neuer Großobjekte fast ein kleiner interner Wetteifer bei einzelnen Mitarbeitern entwickelt. Die Mitarbeiter sind teilweise Stolz darauf, Objekte als Objektbetreuer oder Buchhalter übernehmen zu dürfen. Von daher glaube ich: der Weg ist richtig.

Sie haben bereits große Schritte zur Prozess- und Unternehmensoptimierung unternommen. Welche weiteren Maßnahmen planen Sie derzeit und wo sehen Sie für die ImmoConcept Verwaltungsgruppe noch Verbesserungsbedarf?

Nach dem Motto von Mark Twain „Menschen mit einer neuen Idee gelten so lange als Spinner, bis sich die Sache durchgesetzt hat”, arbeiten wir ständig an neuen Verbesserungen. Unser nächstes Ziel ist das komplett papierlose Büro. Hierzu arbeiten wir mit einem IT-Unternehmen aus Berlin zusammen – dieses beschäftigt sich bereits seit 15 Jahren mit dem Thema. Im Januar 2017 eröffnen wir einen neuen Standort in Düsseldorf. Hier soll dann unser „Prototyp” für das papierlose Büro entstehen. Ich bin sehr zuversichtlich, dass wir das schaffen.

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