DDIV Die Stimme
19.01.2018 - News

Neue DS-GVO: Was Immobilienverwalter jetzt wissen müssen

Drei Fragen an Katharina Gündel, Rechtsanwältin Groß Rechtsanwälte

Am 25. Mai endet die Übergangsfrist für die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO). Auch Immobilienverwaltungen sind von den neuen und verschärften Datenschutzregeln betroffen. Worauf Verwalter achten müssen, wie hohe Bußgelder vermieden werden können und was dies für betriebsinterne Prozesse bedeutet, klären wir im Rahmen unserer neuen Seminarreihe zur DS-GVO. Unsere Referenten stehen bereits vorab in Kurz-Interviews Rede und Antwort. Heute: Katharina Gündel, Rechtsanwältin Groß Rechtsanwälte.

Frau Gündel, im Mai tritt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Was müssen Immobilienverwalter jetzt wissen?

Zunächst ist wichtig, dass diese EU-Verordnung für alle europäischen Unternehmen direkt Anwendung findet – das heißt auch für jede Immobilienverwaltung. Dann ist grundsätzlich jede Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten verboten, es sei denn, der Betroffene hat seine ausdrückliche Zustimmung erteilt oder eine gesetzliche Vorschrift erlaubt dies. Die Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung können mit sehr hohen Bußgeldern bis 20 Mio. Euro oder 4 Prozent des Jahresumsatzes geahndet werden.

Immobilienverwalter sollten sich daher spätestens jetzt Gedanken darüber machen, in welchen Prozessen sie mit persönlichen Daten von natürlichen Personen – also Menschen – arbeiten. In Betracht kommen hier die Daten der Wohnungseigentümer, Mieter oder Handwerker aber auch der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen. Wir empfehlen eine umfassende Bestands- und Risikoanalyse.

Wer schreibt, der bleibt – wie hilft die Dokumentation Immobilienverwaltungen bei der Umsetzung der DS-GVO?

In Art. 30 der DS-GVO ist eine Dokumentation über die Verarbeitungstätigkeiten vorgeschrieben. Anhand dieser Dokumentation kann dann die angesprochene Risikoanalyse durchgeführt werden. Liegen hohe Risiken vor, müssen weitere Schritte unternommen werden. Dann muss – und das ist neu – eine Datenschutz-Folgenabschätzung vorgenommen werden. Ein Verstoß kann das vorgenannte Bußgeld auslösen.

Wie muss ich mit bereits gespeicherten Daten umgehen?

Sorgfältig! Ein kleines Beispiel soll die Problematik verdeutlichen: Die Mieter einer Wohnung melden einen Wasserschaden. Der Immobilienverwalter beauftragt ein Handwerksunternehmen mit der Mangelbeseitigung und gibt dem Handwerker die Telefonnummer der Mieter, damit der Handwerker einen Termin direkt abstimmen kann.

Dieses Vorgehen ist – ohne Zustimmung der Mieter – datenschutzrechtlich bedenklich und kann zu Bußgeldern führen.

Immobilienverwalter sollten genau prüfen, welche der Daten sie tatsächlich für die Immobilienverwaltung benötigen, für die Nutzung welcher Daten Mieter bereits die Zustimmung erteilt haben usw. Im Zweifel müssen alle anderen Daten gelöscht werden.

Sie möchten mehr erfahren?

Besuchen Sie unsere neue Seminarreihe zur EU-Datenschutzgrundverordnung, sichern Sie sich Ihren Informationsvorsprung und vermeiden Sie hohe Bußgelder. Alle Termine unter » www.ddiv.de/datenschutz oder im » druckfrischen Seminarflyer.